Del 4 Økonomiarbeidet i lokallaget

  • Hvorfor økonomiarbeid?
  • Hva er nødvendig?
  • Elementær regnskapsføring
  • Årsregnskap og budsjett
  • Hvordan skaffe inntekter
  • Registrering i Brønnøysundregistrene

 foto-sitrontre-p53624.1. Hvorfor økonomiarbeid?
Folk blir med i Palestinakomiteen for å vise solidaritet med palestinerne, og ikke for å beskjeftige seg med administrasjon og regnskap. Men godt politisk organisasjonsarbeid lykkes bare om lokallaget har gode rutiner og god økonomisk oversikt. Det skal for eksempel søkes om tillatelser til demonstrasjoner, og laget må ha penger til alt fra parolestoff og maling til møter og reiser.

Uorden i økonomi og annet styrearbeid gir et dårlig inntrykk og kan ødelegge for det politiske arbeidet vårt. Et godt økonomiarbeid øker sjansene for en økonomi, noe som igjen letter det politiske arbeidet (laget vet at de har penger til å hente den innlederen som de ønsker til det åpne møtet). Kasserer/økonomiansvarlig og sekretær er derfor viktigere personer i et lokallagstyre enn man tenker over (hvor var stjernekokken uten noen til å ta oppryddingen og oppvasken?).

4.2.  Hva er nødvendig?
Kasserer: Hele styret har ansvar for økonomien, men det må velges en kasserer som har hovedansvar for å holde orden på økonomien. Kassereren behøver ikke være «regnskapskyndig». For å føre et enkelt regnskap trenger man først og fremst alminnelig ordenssans. I tillegg kan det være en fordel med datakunnskap, f eks excel. I tillegg til kasserer må det velges en revisor til å gå gjennom årsregnskapet. Revisor skal ikke sitte i styret.

Fordeler med å opprette bankkonto
Bankkonto: Det kan være fristende og virke lettvint å la en person opprette en konto i sitt eget navn, men eiendomsretten til disse midlene vil da bli uklar. Laget bør ha en egen konto for å unngå uheldig sammenblanding av privatpersoners og lagets penger.

For å få utbetalt kontingentandelen fra Palestinakomiteen må laget ha en bankkonto.

For å opprette en bankkonto i lagets navn må laget være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene, eller i Frivillighetsregisteret  www.brreg.no. Se mer om dette nedenfor.

4.3.  Regnskap – elementær innføring
Å føre et regnskap går ut på å dokumentere inntekter og utgifter. Et lokallagsregnskap kan føres f eks i et Excelark. For å ha oversikt bør både inntekter og utgifter sorteres i noen grupper (kontoer). Når man fører i Excel, er det praktisk å ikke ha for mange kontoer, for da flyter regnskapet ut over det som kan skrives ut på en side, selv om man skriver ut liggende. Det blir veldig uoversiktlig.

Litt terminologi:
En konto er navnet på en gruppe/type innføringer. Bankkonto, kontingentinntekt, leieutgifter, gjeld. Postering er hver gang man fører inn noe i regnskapet, disse nummereres fortløpende. Kvitteringer settes inn i perm og er bilag.

Kontoplan
Kontoplan er en oversikt over ulike grupper av inntekter og utgifter. Laget definerer selv disse ut fra hva slags utgifter/inntekter man regner med å ha. Hvilke er det viktig å ha oversikt over?

Vanlige konti:

Bankkonto/Kontantkasse.

Inntekter: 
Kontingent/bevilgning/innsamling
Salg av materiell
Osv.

Utgifter:
Møter/demonstrasjoner
Innkjøp av materiell
osv.

Gjeld/Utestående fordringer må også registreres.

Gjeld er f.eks. at noen legger ut fordi kassa er tom, eller at man får henstand med en betaling som f eks l Landsmøteavgift. Dette må da føres inn som utgift ellers ser det ut til at økonomien er bedre enn den er. (Å la vær å betale en regning er dyrt: Purring, gebyr og inkasso.)

Utestående fordring er når man har penger til gode: altså at noen skylder lokallaget penger (det er vel sjeldnere) eller at man har fått en inntekt, men det tar en stund før man får pengene.

Kontantkasse: Her føres utgående og inngående kontantbeløp. Noen lag har kanskje et skrin med fysiske penger til bruk for mindre innkjøp eller hvis det er kommet inn noen kontanter ved et arrangement.  Ved årsavslutning skal kontantkassen telles opp og attesteres av to personer.

Det anbefales imidlertid ikke å ha en kontantkasse. Den bør i så fall ikke være stor. Kontantkasser er erfaringsmessig vanskelig å holde orden i.

Varebeholdning, f.eks. materiell for salg (skjerf, bøffer, buttons osv.) er formue/eiendel og bør telles opp ved årsskifte og noteres i regnskapet, i balansen.

Regnskap, eksempel: Under Del 7 Viktige dokumenter og retningslinjer er det vedlagt eksempel på regnskap.

I regnskapsjournalen skal alle posteringer føres inn fortløpende. Ved begynnelsen av året føres det inn hvor mye som står i banken, og i kontantkassen. Tilsvarende føres også gjeld og utestående fordringer.

Alle transaksjoner (inn- og utbetalinger) skal ha et nummerert bilag, dvs ark som forteller hva det gjelder: Faktura, kvittering osv. Bilaget skal dateres. En kort forklarende tekst. Kontantbeløp bør ha kvittering.

Alle posteringer skal opptre to ganger på samme linje, et beløp som går inn på en konto går ut av en annen konto. Eksempel: Bilag nr. 4 (utgift) føres med minustegn i kolonnen/kontoen husleie, og plusstegn i kasse. Som kontroll for riktig innføring skal summering fra venstre mot høyre bli null.

Ved månedsskiftet bør man kontrollere mot kontoutskrift at innestående på bankkonto stemmer med føring. Ved å summere loddrett vil man til enhver tid kunne se hvor mye som er gått inn eller ut på de ulike konti.

Bilagskvalitet
Bilag og kvitteringer er viktige. Et bilag forklarer hvor pengene kommer fra og hva de er brukt til.

Kommer det penger inn på en bankkonto, har man allerede en kvittering. Bilag for øvrig er fakturaen eller en regning fra en person som har lagt ut penger.

Kommer det penger inn i form av kontanter, må man lage et bilag. Dette bilaget bør undertegnes av to personer.

Når aktivister har lagt ut penger for laget, må de lage en regning og legge ved kvitteringene for å få utlegget refundert. (Hvis de får refusjonen i kontanter, må de kvittere for at de har fått refusjonen i kontanter)

Dersom kasserer mangler et bilag når regnskap skal ordnes i ringperm, er det bedre å lage et erstatningsbilag (et papir som forklarer transaksjonen og som er signert av kasserer) enn å la et bilag mangle helt.

Innsamlingsbøsser må være plombert. Enklest med strips, og det bør telles opp ganske umiddelbart. Minst to personer må stå for opptellingen og på et ark skrive hva resultatet ble, datere og begge signere. Dette blir en kvittering/bilag.

Ta alltid vare på kvitteringer og notater! Sett dem inn i perm med det samme, ikke la det ligge og flyte på et lurt sted. Noter ned med det samme. Ikke stol på at du husker!

4. 4 Årsregnskap og budsjett

Ved årets slutt bør det settes opp et årsregnskap.  Se eksempel i Del 7 Viktige dokumenter og retningslinjer

Regnskap som blir lagt fram for årsmøtet er todelt:

-Regnskap er en oppstilling over de ulike inntekts- og utgiftspostene i regnskapsåret. Differansen mellom inntekter og utgifter vil være årsresultat.

-Balanse viser hva organisasjonen faktisk har av midler, og er i tillegg en kontroll på om tall i regnskap stemmer. Følgende poster skal inngå i en balanse:
Eiendeler: Typisk bankinnskudd, kasse og utestående fordringer.
Gjeld kan spesifiseres etter behov (f eks gjeld til privatpersoner, organisasjoner) eller føres som diverse gjeld.
Egenkapital (ofte og benevnt fri eller disponibel egenkapital) er beløpet organisasjonen disponerer fritt. Egenkapital ved starten av året (denne fremgår av balanse fra foregående år som egenkapital per 31.12.) pluss årets resultat (positivt eller negativt) gir ny egenkapital.

Gjeld og egenkapital er en kontrollpost.
Sum gjeld og egenkapital skal stemme med (balansere med, derav ordet balanse) sum eiendeler i balanse.  Eks: Dersom summen av innestående på bankkonto og i kasse, i tillegg til utestående krav er 30.000 kroner, og laget samtidig har en gjeld på 8 000 vil eiendeler være 30.000, men fri (eller disponibel) egenkapital er 22.000. Summen av gjeld og egenkapital er 30.000

Oppsummert: Regnskap speiler driften (inntekter og utgifter gjennom året), balanse viser hva laget faktisk har å rutte med.

Budsjett
For å kunne planlegge lagets aktivitet i løpet av året, må man ha et budsjett. Hvor mye trenger man til det man har lyst til å gjøre? Hvor mye penger har man eller tror man at man kan skaffe i løpet av året?

Ved oppsett av budsjett vil det ofte være naturlig å se på regnskap fra tidligere år, og i tillegg spørre seg hvilke aktiviteter man ønsker å gjennomføre i året som kommer. Er ambisjonene større enn hva budsjettet gir rom for, må man spørre seg om det er mulig å skaffe mer penger, eller man må jekke ned ambisjonsnivået.

Hvis det meste av styret består av kreative og initiativrike personer, kan det hende at kasserer må opptre som festbrems. Regnskap og budsjett må jevnlig settes opp mot hverandre i løpet av året. Det kan og være en god ide å ha en kort gjennomgang av inntekter og utgifter på styremøter gjennom året, nettopp fordi økonomi er et felles ansvar.

Dersom laget planlegger et større arrangement/prosjekt, er det lurt å lage et budsjett for prosjektet. Det er også nyttig og kanskje nødvendig å ha hvis man vil søke støtte hos andre til akkurat dette prosjektet.

 4.5.  Hvordan skaffe penger til lokallagets solidaritetsarbeid?

En sikker inntektskilde er lokallagets andel av medlemskontingenten.

Lokallagene skal hvert år ha refundert et grunnbeløp på 3 500 kr pluss 17 % av kontingentinntektene fra lokallagsmedlemmene per 1. oktober året før. Kontingentrefusjonen blir utbetalt året etter, når lokallaget har hatt årsmøte og sendt inn årsmelding og regnskap til Palestinakomiteen sentralt til: sekretariat@palestinakomiteen.no.

Jo flere medlemmer et lokallag verver, jo mer kontingent vil laget få.

Et nystifta lokallag vil ikke få kontingentpenger før året etter stiftinga, men kan søke arbeidsutvalget om opptil 5 000 kr i generell etableringsstøtte for det første året.

Andre måter:

  • Salg av studiehefter fra Palestinakomiteen, eller effekter som palestinaskjerf, buttons og t-skjorter kan gi inntekter. Palestinabutikken Al Quds har mange fine Palestinaprodukt som lokallaget kan kjøpe og selge videre. I tillegg kan man samle inn penger for å dekke utgiftene til arrangementer som møter og demonstrasjoner.
  • Man kan oppfordre medlemmene til å betale ekstra lokalkontingent. Eller man kan be om gaver. Bergen sender hver høst ut et informasjonsskriv om aktiviteten siste året (et bretta A4-ark) og legger ved en giro for gaver, noe som gir gode inntekter.
  • Grasrotandelen er en annen måte, se Brønnøysundregistrene.
  • Det går også an å søke støtte fra kommunen, lokale fagforeninger, stiftelser etc. Dersom man har fellesarrangementer med andre organisasjoner, er det en anledning til å dele på utgiftene.

4.6.  Registrering i Brønnøysundregistrene

Palestinakomiteen anbefaler alle lokallag til å registrere seg i Brønnøysundregistrene, www.brreg.no. For å opprette en bankkonto i lagets navn må laget være registrert i Enhetsregisteret, eller i Frivillighetsregisteret. Det gjør det også lettere å kjøpe utstyr, bestille tjenester og ikke minst, søke om midler hos kommunen. Støtte fra kommune og mer offentlige instanser krever gjerne at man er registrert i Brønnøysundregistrene.

Grasrotandelen gir den som spiller, rett til å bestemme hva deler av overskottet i Norsk Tipping skal gå til. Den som spiller kan t. d. velge at laget ditt skal få fem prosent av spilleinnsatsen. Spiller han eller hun f eks i Lotto for hundre kroner, går fem kroner til lokallaget ditt etc.

For å kunne motta midler fra Grasrotandelen, må laget være registrert i Frivillighetsregistret, som er en del av Brønnøysundregistrene, godkjent som grasrotmottaker, og ha en bankkonto. Bare lokallag kan motta Grasrotandel, ikke Palestinakomiteen sentralt. Mer informasjon om registrering finn du i Frivillighetsregisteret: http://www.brreg.no/frivillighet/

Registrering i Brønnøysundregistrene forutsetter et Stiftelsesdokument, protokoll og vedtekter. Stiftelsesdokument lager man når lokallaget opprettes. Protokollen er et referat fra stiftelsesmøtet som er undertegnet av to valgte personer, og som minimum inneholder dato osv., og hvem som ble valgt til leder, nestleder, styremedlem. Vedtekter vil være de samme som organisasjonen sentralt sine vedtekter. Pass på at lokallaget registreres som solidaritetsorganisasjon slik Palestinakomiteen sentralt har gjort.

Når man så er registrert, bør/må man sende inn årlig rapport fra årsmøtet. Da kan man lage en særprotokoll som sier at møtet ble avholdt den og en dato, hvem som ble valgt til å undertegne protokoll, og hvem som ble valgt til styret. Det er enklest å ikke innrapportere alle styremedlemmene.

Lokallaget trenger ingen autorisert revisor for å revidere regnskapet.