Del 4 Møter og møteledelse

Denne delen går gjennom møteformer og hvordan disse kan og bør organiseres.

4.1 Møter

Årsmøtet

Årsmøtet er lokallagets høyeste myndighet. I vedtektenes § 4.c heter det: Lokallaget avholder årsmøte innen utgangen av februar, hvor samtlige medlemmer i lokallaget innkalles med minst 14 dagers frist.

Årsmøtet behandler årsmelding og regnskap, arbeidsprogram, budsjett, valg av styre og eventuelt andre tillitsvalgte. I tillegg kan årsmøtet behandle andre saker som styret eller medlemmer måtte ønske. Alt som skal opp til behandling, skal som hovedregel stå på den forhåndsutsendte sakslisten slik at medlemmene vet hva som skal avgjøres. Dersom noen ber om å få en sak behandlet som ikke står på sakslisten, skal årsmøtets deltakere votere over om de ønsker saken behandlet (se avstemning Del

Referatet fra årsmøtet skal godkjennes av styret og bør underskrives. Lokallaget sender referatet, årsmelding og regnskap til Palestinakomiteens sekretariat. Dette er en forutsetning for å få utbetalt kontingentrefusjon (se 3.5 Kontingentrefusjon[ ). 

Styremøte

Det er styrets leder som innkaller og leder styremøtene. Hvis lederen er forhindret i å møte, skal nestlederen eller andre styremedlemmer overta møteledelsen. Ved starten av møtet refererer leder sakslisten for møtet. Styremøtene skal behandle saker som følger av lokallagets handlingsplaner og prioriteringer, samt brev og andre henvendelser til laget. Styremedlemmene bør også oppdatere styret på eget ansvarsområde.

Viktige saker bør legges fram for medlemsmøtet, helst med en innstilling fra styret.

Styret skal også forberede medlemsmøtene, bestemme forslag til saksliste og tidspunkt og sted for møtet. Når styremøtets saksliste er ferdigbehandlet, kan det fungere godt at styret tar seg tid til en uformell prat om lokallaget, oppgaver og eventuelle problemer.

Styret er også ansvarlig for å organisere  eller sende representanter til politisk og organisatorisk skolering initiert av Palestinakomiteens ledelse.

Flere lokallag har god erfaring med å ta opp et politisk tema eller aktuell sak på styremøtet. Det er viktig at styrearbeidet ikke bare blir organisatoriske oppgaver, men også er en arena for økt kunnskap og forståelse av  situasjonen i Palestina og vårt solidaritetsarbeid. En måte å gjøre det på, er at det går på omgang blant styrets medlemmer å holde en innledning som utgangspunkt for samtale.

Medlemsmøter og åpne møter

Medlemsmøter er en viktig arena både for å skape og vedlikeholde medlemsengasjementet og for å gi medlemmene innflytelse og medbestemmelse i saker lokallaget skal arbeide med. Et medlemsmøte kan ha ulike former.

På de fleste møter et lokallag arrangerer vil det ikke behandles politiske eller organisatoriske saker som krever vedtak. Møtene har ofte et politisk foredrag med diskusjon eller er et åpent debattmøte. Når styret planlegger slike møter, bør det alltid vurderes om møtet skal være et lukket medlemsmøte eller et åpent møte for alle interesserte. Åpne møter er en verdifull arena for medlemsverving. Det bør ringes elle sendes sms til alle nyinnmeldte og invitere dem personlig til å komme.

Selv om denne type møter ofte ikke er så formelle, er det likevel behov for god møteledelse. Her blir ikke møtelederen valgt, men har fått oppdraget fra styret. Møteleder har ansvar for å holde møterammen, introdusere innledere og føre taleliste. Hvis møteleder ikke er lokallagsleder, er det naturlig at lokallagsleder åpner møtet og ønsker velkommen og også avslutter møtet. Det kan være lurt å la møteledelse gå på omgang. Da får flere erfaring med å lede møter og lokallagsleder større mulighet til å snakke med flest mulig av de fremmøtte.

Utenom årsmøtet kan det komme viktige saker som krever behandling utover ren styrebehandling. Da bør det innkalles til medlemsmøte. Dette er et uttrykk for medlemsdemokratiet; det skal være medlemmene som bestemmer, ikke styret.

Denne typen medlemsmøter setter krav til formaliteter og møteledelse. Innkallingen må inneholde saksliste, og om mulig sakspapirer, slik at medlemmene vet hva det forventes at de skal ta stilling til. Det er viktig at det føres referat fra møtet.

(For detaljert veiledning i møteledelse, se Del 8.16: Gjennomføring av møter og behandling av saker).

Velkomstmøte for nye medlemmer

Det er ikke alltid så lett for nye medlemmer å få innsikt i organisasjon, hva vi arbeider med, eller å bli kjent med styret. Derfor bør et velkomstmøte være et møte med «lav terskel» slik viser vi at vi setter pris på innmeldingen.

Det vil variere fra lokallag til lokallag hvordan det passer å legge opp et velkomstmøte.Viktige poster på programmet bør være situasjonen i Palestina, Palestinakomiteen som organisasjon, hva det vil si å være med i et lokallag og hva laget driver med. Like viktig er de uformelle samtalene man har med de nye i pausen og i etterkant av møtet. Det er alltid lurt å sende ut invitasjon i god tid, to-tre uker før, med påminnelse en uke før.

Invitasjon kan sendes til alle som har meldt seg inn det siste året, uansett om de har betalt medlemskontingent eller ikke. Dersom lokallaget har medlems/nyhetsbrev, bør informasjon om velkomstmøtet også nevnes her. For å nå ut til de som ikke allerede er medlemmer, kan man rykke inn annonse og skrive leserinnlegg i avisen. Møtet bør arrangeres i et trivelig lokale som er lett å finne. Sørg alltid for å ha kaffe, te og noe å bite i. Ha også med aktuelt informasjonsmateriell på møtet, både til utdeling og til salg. Bruk tid på møtet til å finne ut hva folk ønsker å bidra med og om de vil være aktivister eller mer passive medlemmer. Har de f.eks. kompetanse på noen områder som de vil dele?

Oppfølging i etterkant av møtet er like viktig. Et par dager (senest en uke) etter møtet kan lokallagets leder eller medlemsansvarlig ringe eller sende en personlig e-post til alle som var på møtet, hvor du oppsummerer samtalene med de enkelte og viser til framtidige arrangementer, hva de kan gjøre, hva vi kan gjøre osv. For mange vil det være lettere å bli aktive medlemmer når man kjenner noen i lokallaget.

Eksempel på program for velkomstmøte:

Velkomstmøte i Palestinakomiteen Oslo, torsdag 13. september 2021
Sted: Deichmanske bibliotek   
Tid: 1900-2100
– Velkommen
– Situasjonen i Palestina – kort historikk og hva er status i dag
– Hvem er Palestinakomiteen? Hva jobber vi med?
– Kaffepause
– Hvordan du kan delta i lokallaget (om aktivisme, dugnader, skolering)
– Om arbeidet i lokallag
– Noen avsluttende ord   
På møtet vil det også være mulig å få/kjøpe materiell av ulike slag.

4.2 Oppstart av nytt lokallag – Stiftelsesmøtet

Vil du starte opp et nytt lokallag? I vedtektenes § 4 heter det i punkt a: Lokallag opprettes der det er grunnlag for det og er definert ut fra et geografisk område. Nye lokallag godkjennes av landsstyret, som også avgjør lokallagets geografiske område. Videre heter det i punkt b: Et lokallag må bestå av minst 3 medlemmer. Lokallaget velger styre med leder og kasserer.

Når et lokallaget er godkjent av landsstyret og opprettet i Brønnøysundregisteret, kan styret søke om etableringsstøtte på inntil 5 000 kr. til drift av lokallaget ut året (se også Kontingentrefusjon under 3.5 Økonomi).

Under hele prosessen må Palestinakomiteens ledelse og sekretariatet involveres og oppdateres, og det vil være en fordel om en fra ledelsen er representert på stiftelsesmøtet.

Første skritt er å gjennomføre et oppstartsmøte. Det kan gjøres på denne måten:

  1. Få oversikt over medlemmer og aktuelle kontakter i nærområdet.
    Første delen av arbeidet er å sondere om det er interesse for oppstart av et lokallag. Av personvernhensyn vil den første kontakten med medlemmer i området der det er aktuelt å starte lokallag gå via sekretariatet. Alle som håndterer medlemslister skal signere Palkoms taushetserklæring.
  2. Finn dato.
    Dersom det er flere som er interesserte i å starte opp lokallag, foreslå noen mulige datoer for oppstartsmøte der flest mulig av disse kan være med. Det er en fordel om en fra Palestinakomiteens ledelse, organisasjonssekretæren, landsstyrets distriktsrepresentant eller en fra styret i et etablert lokallag i området kan delta.
  3. Finn en innleder.
    Dette kan være en av de ovenfor nevnte, eller en lokal kapasitet på Palestina.   
  4. Finn et lokale.
    Møtelokale bør helst være et åpent og innbydende sted som er lett å finne og som er billig/gratis å bruke.
  5. Mobiliser.
    Når sted, dato og innleder er på plass, send ut epost/sms til alle medlemmer og kontakter i området. Dette må gjøres via sekretariatet, da lokallaget må være etablert og godkjent av landsstyret for å få tilgang til medlemsregisteret for eget lokallagsområde. Det er viktig å invitere bredt f.eks. ved å lage et Facebook-arrangement og sette inn annonse i lokalavisa dersom det finnes penger til dette. Ta kontakt med ungdomsorganisasjoner, fagforeninger og andre om de er interesserte i å være med i arbeidet, delta på møtet eller sitte i styret. Ring folk dere tenker kan være interessert.
  6. Gjennomfør oppstartsmøte og velg et styre. Før oppstartsmøtet bør det være sikkert at man har minst en person som kan være leder og en som kan være kasserer/ økonomiansvarlig (og aller helst et par stykker til) som kan utgjøre et styre. Disse kan velges på oppstartsmøtet. Når møtet er gjennomført, send en enkel protokoll til sekretariatet med oversikt hvem som har vært til stede på stiftelsesmøtet og hvem som er valgt til styret til slik at laget blir registrert som et lokallag. Den endelige godkjenningen av lokallaget gjøres av landsstyret. Alle nyoppstartede lokallag kan søke om en etableringsstøtte på 5 000 kroner.

Etter møtet lager styret en pressemelding om det nystartete lokallaget, hvem som sitter i styret og hva lokallaget vil jobbe med. Ta kontakt med lokalavisen for å høre om de er interessert i et intervju. Den viktigste oppgaven til styret det første året er å planlegge framdrift og å innkalle til ordinært årsmøte.

4.3 Valgkomité

Valgkomiteen bør velges av årsmøtet, og styremedlemmer bør ikke sitte i valgkomiteen.

Det er en fordel om medlemmene av valgkomitéen har erfaring fra lokallagsarbeid og kjenner lagets medlemmer.

Valgkomiteen har som oppgave å komme med et forslag på styre til neste årsmøte. Helst bør forslaget til innstilling foreligge før møtet slik at medlemmene får forberedt seg godt. Lokallagene kan ha lokale vedtekter som slår fast hvordan en valgkomite skal fungere.

For mer detaljert beskrivelse av valgkomiteens arbeid, se Del 8.15.

4.4 Gjennomføring av møter

For detaljert beskrivelse av prosedyrer ved behandling av sakene og ordstyrers ansvar og oppgaver (dagsorden/saksliste, debatt, taletid, avslutting av debatten (sette strek), avstemning, krav til flertall, stemmelikhet) – les dokument 8.16 «Gjennomføring av møter og behandling av saker»

Møteplanlegging

Til alle møter  bør det sendes ut invitasjon til medlemmene på forhånd. Dersom viktige lokallagssaker skal behandles, må det sendes innkalling med saksliste. Når møtet nærmer seg, kan man med fordel minne folk på møtet per sms eller eventuelt via sosiale medier. Mange av medlemmene er engasjert på mange fronter, og en halvårsplan med møte- og arrangementsdatoer vil være til god hjelp når de skal planlegge tiden sin og forhåpentligvis gi prioritet til Palestinakomiteen.

Møtelokalet bør være tilgjengelig for alle, også bevegelseshemmede. Inkludert i tilgjengelighet er at det finnes et handicaptoalett. Ofte kan det være vanskelig å finne egnede lokaler som ikke koster for mye, men de fleste skoler, bibliotek  og frivillighetshus låner ut lokaler til møter gratis eller til lav leie.

Dagsorden/saksliste

På alle møter hvor saker skal behandles og avgjøres, må det være en saksliste (ofte kalt dagsorden). Den skal være laget på forhånd, og forelegges møtet som et forslag. Det er møtet som skal vedta sakslisten.

Sakslisten er en oversikt over hvilke saker som skal tas opp på møtet. Bakgrunnen for dette er at alle skal kunne forberede seg på hva som skjer på møtet, og for å holde en viss kontroll over møteavviklingen. Følgende saker skal alltid stå på sakslisten:

  • Tidspunkt for møtet (dato, dag og klokkeslett),
  • Hvor møtet finner sted,
  • Godkjenning av innkalling, dagsorden (sikrer at alle innmeldte saker er med) og referat (sikrer at referatet fra forrige møte er riktig),
  • Eventuelt (Her kan saker som ikke står på sakslisten, men som likevel må tas opp, behandles. Saker under eventuelt skal ikke være vedtakssaker, men orienteringssaker.
  • Årsmøtets saksliste har ikke Eventuelt).

Med bakgrunn i sakene det skal stemmes over, bør styret vurdere om det vil være hensiktsmessig at møtet oppnevner en tellekomite. I så fall må dette settes opp som sak på dagsorden og kandidater bør forespørres på forhånd.

Når styret har bestemt dagsorden, er det viktig at de fordeler mellom seg hvem som har ansvaret for å forberede de forskjellige sakene. Se også Del 8 og dokumentet «Gjennomføring av møter og behandling av saker

Forretningsorden

Forretningsorden vil vanligvis være mest aktuelt å bruke ved formelle møter som årsmøte. Forretningsorden er bestemte regler for gjennomføring av møtet. Dette kan for eksempel være begrensning i taletid, antall innlegg det er mulig å komme med, kvotering i talelisten. Forretningsorden må stå som sak på sakslisten og behandles i starten av møtet.

Behandling av sakene

Ordstyreren leder møtet og har et viktig ansvar. Ordstyreren skal sørge for at møtet følger reglene som er fastlagt for møtet og dagsorden/sakslisten, at saker blir tilstrekkelig belyst og at avstemninger foregår etter vedtatte regler og vanlig organisasjonspraksis. Møtet skal ledes upartisk og uten hensyn til personlige sympatier og antipatier.

Ordstyreren fører taleliste. For å oppmuntre til bredere deltakelse i debatten, kan ordstyreren prioritere opp på talelisten de som ikke har hatt ordet før. Da må ordstyreren gjøre møtet oppmerksom på dette. Det vil være en fordel om slik praksis er nedfelt i forretningsorden, da har møtet godkjent slik praksis ved møtestart.

Redaksjonskomité

Om det i et møte har kommet mange forslag i en sak, kan det være nyttig å velge en redaksjonskomité og oversende forslagene til denne. Det er ofte slik at flere forslag uttrykker omtrent det samme. En redaksjonskomité kan i slike tilfeller vurdere nyansene, arbeide forslagene sammen, og dermed forenkle avstemningen. Også i forbindelse med resolusjoner og uttalelser hvor det er dissenser, kan en redaksjonskomité være praktisk. Redaksjonskomiteen bør arbeide i nært samarbeid med forslagsstillerne. Det er fornuftig å vurdere behovet for redaksjonskomité før et møte, slik at medlemmer kan foreslås og spørres på forhånd. På årsmøter blir det valgt redaksjonskomite(er) ved konstitueringen av møtet.

4.5 Referat og protokoll

Ofte brukes begrepene referat og protokoll litt om hverandre. Det som skiller protokoll og referat er at protokollen ikke gjengir hva som sies i en sak, den gjengir kun saksgangen. I et referat gjengis også hva som blir sagt, men som ikke nødvendigvis vedtas. Møter hvor hensikten er å ha idemyldring eller å få generelle innspill til noe, uten å gjøre vedtak, bør man føre referat fra.

Protokoller er en viktig del av et godt og systematisk organisasjonsarbeid. Protokoll fra årsmøtet er aller viktigst. Protokollen skal på en korrekt, saklig og oversiktlig måte gjengi hva som har foregått på møtet.

Det er ofte sekretærens oppgave å skrive protokoll fra møtene. Sakene nummereres som i sakslisten. Protokollen skal være kort, men den skal kunne leses av folk som ikke kjenner saken, slik at disse kan danne seg et bilde av hva de enkelte sakene dreier seg om og hvilke vedtak som er fattet. Protokollen bør sendes ut til styremedlemmene senest to uker etter at møtet ble avholdt.

Saksliste, sakspapirer og protokoll skal arkiveres, enten elektronisk eller i en perm.

Klikk her for råd for god protokollføring og eksempel på årsmøteprotokoll fra Trøndelag lokallag.

4.6 Oppfølging av vedtak

De fleste vedtak bør inkludere hvem som skal utføre vedtaket. Lokallagsleder bør snarest mulig etter møtet sende ut protokollen så alle blir minnet på hva de har tatt på seg av oppgaver, og styret bør sette seg sammen etter møtet er avholdt for å fordele oppfølging av disse. Saker der oppfølgingsansvar ikke er bestemt, må følges opp på kommende styremøte. Hvis man har mange saker eller det ikke er hensiktsmessig at en sak går igjen på hvert styremøte, bør styret lag en plan for hvilke møter som skal behandle hvilke saker. Da unngår man at saker blir glemt og ikke avsluttet.

Gjøres det vedtak i saker der man ikke plasserer utfører-ansvaret, ligger ansvaret hos de som har det som en naturlig del av sitt styreverv (f.eks.: en bevilgning utføres av økonomiansvarlig, medlemskontakt med medlemsansvarlig osv.). Andre vedtak er det leders ansvar å iverksette eller å be noen utføre oppgaven. Det bør være en fast rutine å gå igjennom vedtak gjort av Palestinakomiteens landsstyre og sentralstyre for å se om noe dette skal følges opp lokalt.

Uenighet og respekt

Vi har alle mye å lære når det gjelder å bruke uenighet konstruktivt. De som utgjør flertallet i en sak, må lytte til mindretallet og prøve å forstå hva mindretallet snakker om. De som er i mindretall, må oppmuntres til å formulere og fremme sine synspunkter. I Palestinakomiteen skal uenighet være en kilde til gode prosesser som fører til utvikling av kunnskap, kompetanse og praksis. En organisasjon der uenighet betyr å kjempe for å vinne over de som har et annet syn, er dømt til å stampe i intern strid. Vi skal ikke være redde for saklig kritikk verken internt eller eksternt, men bruke den for å forbedre oss og drive arbeidet framover.