Del 3 Lokallagsarbeid

Palestinakomiteen Haugaland og Stord

 Denne delen handler om hvordan lokallaget kan jobbe, og hvordan et styret kan organisere virksomheten på en fornuftig måte.

3.1. Hva er et lokallag?

Lokallagene er ryggraden i Palestinakomiteen. Det er lokallagene som gjennom praktisk solidaritetsarbeid driver den viktigste aktiviteten for våre medlemmer. Det at vi er synlige i lokalsamfunn over hele landet og markerer oss både på viktige merkedager og når det skjer alvorlige hendelser i Palestina, bidrar til å skape politisk press fra grunnplanet.

Skal vi ha slagkraft, må vi ha medlemmer. Medlemsoppfølging er derfor en sentral del av lokallagsarbeidet.

Det er lokallagets ansvar å aktivisere medlemmer lokalt og tilby dem ulike måter å engasjere seg på slik at de får brukt sin kompetanse og sine interesser. Kulturen i lokallaget bør være åpen, og aktivitetene bør være relevante og attraktive for alle medlemmer. Ved å være en attraktiv arena for medlemmene, vil lokallaget bli større, mer synlig og få større gjennomslagskraft.

I vedtektenes § 4 Lokallag heter det:

a)Lokallag opprettes der er grunnlag for det og er definert ut fra et geografisk område.Nye lokallag godkjennes av landsstyret, som også avgjør lokallagets geografiske område. Lokallagene skal i størst mulig grad trekkes med i avgjørelser og politiske diskusjoner for å sikre demokratiet i organisasjonen.

b) Et lokallag må bestå av minst 3 medlemmer. Lokallaget velger styre med leder og kasserer.

c) Lokallaget avholder årsmøte innen utgangen av februar, hvor samtlige medlemmer i lokallaget innkalles med minst 14 dagers frist. Årsmøtet er lokallagets høyeste organ. Lokallaget skal følge vedtekter, arbeids- og prinsipprogram for organisasjonen. Dersom lokallaget har egne vedtekter, kan disse ikke være motstridende til sentrale vedtekter.

d) Lokallagene kan opprette undergrupper basert på geografi- eller interessetilknytning, samt ungdoms- og studentgrupper. Disse skal godkjennes av lokallagets styre og årsmøte.

e) Lokallagene kan nedsette faste utvalg og ad-hoc komiteer. Disse nedsettes av styret, får sitt mandat fra og er ansvarlig overfor dette. Utvalg og komiteer har rådgivende myndighet.

f) Ved kontingentårets slutt får lokallagene refundert et fast grunnbeløp og en andel av kontingentinntektene fra lokallagets medlemmer etter retningslinjer fastsatt av landsmøtet. Kontingentrefusjonen utbetales til lokallagets bankkonto etter at lokallaget har avholdt årsmøte og sendt inn årsmelding, regnskap og årsmøteprotokoll.

g) Et lokallag som ikke har avholdt årsmøte i to påfølgende kalenderår regnes som oppløst.

h) Dersom et lokallag blir oppløst, skal lokallagets midler overføres til organisasjonen.

3.2. Lokallagsstyret

Et lokallagsstyre skal minst bestå av en leder og en økonomiansvarlig/kasserer. Etter årsmøtet konstiruerer styret seg selv, og ifølge vedtektene skal en i styret være medlemsansvarlig. Medlemsansvarlig inngår i nettverk for medlemsansvarlige.

I et lokallag med mange medlemmer, vil det vanligvis være fem til sju medlemmer i styret, og det kan være hensiktsmessig å ha verv som nestleder og sekretær. Styret har ansvaret for å følge lokallagets arbeidsprogram, og for å følge opp årsmøtevedtak og sentrale vedtak. Det er lurt å lage en årsplan for å se de lange linjene. Styret skal ha løpende tilsyn med lagets drift og økonomi.

Det er en god idé å fordele oppgaver på alle styremedlemmene, slik at hver får ansvar for ett eller flere områder. De ansvarlige bør rapportere på hvert styremøte.

Hvor stor aktivitet det kan være i et lokallag er selvfølgelig avhengig av tilgjrngelige ressurser. Lokallaget/lokallagsstyret må derfor gjøre en vurdering av hvilke områder lokallaget vil prioritere og hvilke som må nedprioriteres. Det skal likevel nevnes at medlemsoppfølging er en prioritert oppgave nedfelt i vedtektene og arbeidsprogrammet. Les mer under Del 5 Medlemmer og verving.

Lokallagsleder

En god leder er en god administrator, som får alle til å gjøre en innsats etter evne. En god leder delegerer oppgavene som skal løses. Planlegging, initiativ, delegering og oppfølging er fire viktige stikkord for ledelse. Lederen skal holde seg til de vedtakene som er fattet, og ikke forandre beslutninger som et samlet styre har tatt. Oppfølging av vedtak er også leders ansvar.

Lederen i lokallaget skal:

• Representere Palestinakomiteen utad, skape interesse om organisasjonens formål og arbeid,
• Innkalle til møter og lage forslag til dagsorden,
• Lede møtene eller foreslå en annen møteleder,
• Skrive referat eller foreslå en annen til det, f.eks. en sekretær,
• Holde kontakt med Palestinakomiteens ledelse og sekretariatet,
• Delegere oppgaver,
• Sikre at arbeidsprogram og vedtak blir fulgt opp,
• Sørge for at styrets årsberetning blir skrevet,
• Sørge for at viktige saker som skal opp i landsstyret blir diskutert i lokallaget i forkant, og at innspill blir brakt videre til lokallagets distriktsrepresentant i landsstyret,
• Svare på henvendelser og spørsmål fra ledelsen og sekretariatet og videreformidle viktig informasjon til lokallagets medlemmer så som nyhetsbrev, invitasjoner til arrangement og aksjoner,
• Ta opp aktuelle saker/situasjoner i Palestina til diskusjon og bidra til at styret og lokallaget er oppdatert,
• Ta initiativ til studier.

Økonomiansvarlig/kasserer

I følge vedtektene skal lokallaget ha en økonomiansvarlig/kasserer. Økonomiansvarlig skal:

• Legge frem regnskap til årsmøtet,
• Føre og legge frem regnskap for styret minst to ganger i året,
• Foreslå budsjett til årsmøtet og diskutere økonomiarbeid med styret,
• Følge opp kontingentinnbetaling.

Styremedlemmer

Det er viktig at lederen delegerer oppgaver, og at styremøtene fordeler ansvar til alle i styret. Styret må være bevisst på at kvinner og menn, og medlemmer med minoritets- og majoritetsbakgrunn skal ha like stor påvirkning og makt i arbeidet. Ingen skal føle seg overflødig. Styremedlemmer kan gjerne få selvstendig ansvar for oppgaver eller prosjekter i laget. Et samlet styre bør møtes før medlems- og årsmøter for å gi disse møtene en siste finpuss. Hvis lokallaget har undergrupper som studentlag eller ungdomslag, er det lurt å la dem være representert i lokallagets styre med minst én representant.

Andre styreverv

Her følger en oversikt over styreverv lokallaget kan vurdere inklusiv forslag til ansvarsfordeling:

Nestleder

I mellomstore og store lokallag kan det være nyttig å velge nestleder. Nestlederen fungerer som leder i lederens fravær, med de samme rettigheter og plikter. Det kan være hensiktsmessig å avtale en arbeidsfordeling mellom leder og nestleder, for eksempel ved at nestlederen får spesielt ansvar for organisatoriske oppgaver.

Sekretær

Sekretæren skal:

• Sende ut møteinnkallinger med saksliste i samarbeid med lederen,
• Skrive og sende ut referat fra møter,
• Skrive brev/e-post på vegne av lokallaget,
• Lese og svare på post,
• Skrive styrets beretning i samarbeid med lederen,
• Holde oversikt over og arkivere lokallagets dokumenter, eposter og brev.

Medlemsansvarlig

Medlemsansvarlig har ansvar for kontakt med alle medlemmer i lokallaget:

• Ansvarlig for at  det verves nye medlemmer, spesielt på åpne møter / andre arrangement,
• Passe spesielt på at nye medlemmer og andre som vanligvis ikke deltar på møter eller andre aktiviteter blir tatt godt imot når de kommer,
• Holde kontakt med medlemmene,
• Ringe nye medlemmer når lokallaget får beskjed om dette fra ledelsen eller sekretariatet,
• Kjenne til bruken og anvende Palestinakomiteens medlemssystem Solidus (ta ut lister over medlemmer i lokallaget etc).

I lokallag med mange medlemmer er det viktig at medlemsansvarlig får hjelp fra andre i styret til disse oppgavene.

Studieansvarlig

Studieansvarlig har ansvaret for å arrangere studiesirkler og studiemøter, skaffe innledere, deltakere og studiemateriell, eventuelt også leder av studiesirkelen.

3.3 Lokallagets handlingsplan

Lokallagets handlingsplan er styrende for hva lokallaget skal arbeide med. Styret har ansvar for å utarbeide forslag til handlingsplan for kommende år. Planen vedtas av årsmøtet, og det er så styrets ansvar at den følges opp.

Planlegging er en viktig del av politisk arbeid. Planen skal si noe om hva som skal gjøres, hvorfor det skal gjøres og hvem som skal gjøre det. Ved jevnlig å oppsummere hvor langt laget har kommet med planen, får man innsikt i hvordan arbeidet lykkes. Når planen lages, er det naturlig å ta utgangspunkt i det sentrale arbeidsprogrammet vedtatt av landsmøtet og gjøre prioriteringer ut fra lokale forhold. Planen er viktig for at medlemmene skal få diskutert hva laget skal drive med. Uten en plan blir det gjerne mer tilfeldig hva man gjør, og ofte slik at bare styret bestemmer lagets aktivitet. God planlegging gjør at man arbeider mer systematisk, disponerer kreftene og oppnår bedre resultater.

Arbeidsprogrammet kan inneholde politiske tema laget vil jobbe med, arrangementer som skal gjennomføres, medlemsmøter, åpne møter, styremøter og aktiviteter som stands og underskriftskampanjer. Målet er å ha en god plan som ikke er en tvangstrøye, men som kan endres og tilpasses hvis situasjonen krever det.

3.4 Styrets årsmelding

En viktig oppgave i det interne informasjonsarbeidet er å skrive styrets årsmelding. Den lages i forkant av årsmøtet og skal sendes til alle medlemmer. Medlemmene får dermed muligheter til å vurdere arbeidet i året som er gått, til å være med på å bestemme aktivitetene neste arbeidsår og til å gjøre mulige forbedringer.

Årsmelding, regnskap og andre sakspapirer bør sendes til medlemmene sammen med innkallingen til årsmøtet. Fristen for innkalling er i følge vedtektene senest to uker før årsmøtet. Årsmeldingen skal gi en oversikt over arbeid og virksomhet siste arbeidsår. Det er best å disponere årsmeldingen i samsvar med arbeidsprogrammet, slik at styret rapporterer til medlemmene på hvilke mål som er nådd, og hva som gjenstår. Aktiviteter som har vært vellykket eller områder der lokallaget har møtt problemer inklusiv årsaken til dette, bør nevnes i årsmeldingen.

Disse punktene kan være sentrale å ta med i ei årsmelding:

• Styrets sammensetning, komiteer og utvalg.
• Antall styre- og medlemsmøter, stands, demonstrasjoner og andre arrangementer.
• Informasjonsarbeid, organisasjonsarbeid og studiearbeid.
• Deltakelse/representasjon på kurs og konferanser, møter i andre organisasjoner eller lignende.
• Medlemstallet ved arbeidsårets start og slutt, gjerne med kommentarer.
• Rapporter fra utvalg og komiteer.
• Avslutt årsmeldingen med en kort vurdering av arbeidet i året som har gått og eventuelt noen tips om neste års arbeid.

3.5 Økonomi

 For retningslinjer og detaljert informasjon, se Lokallagets økonomihåndbok Del 8.4 (under utarbeidelse)

Ved siden av de menneskelige ressursene og politikken til Palestinakomiteen, er penger den viktigste ressursen for å kunne drive og bygge organisasjonen.

Årsmøtet vedtar budsjett for kommende år, og godkjenner regnskapet for det forrige. Økonomiansvarlig (også kalt kasserer) fører regnskapet og gjør mye av økonomiarbeidet, men det er viktig at styret følger opp at arbeidet blir gjort. Lokallagets økonomi bør regelmessig være tema på styremøtene.

Lokallagets inntekter kommer hovedsakelig fra medlemskontingent gjennom ordningen Kontingentrefusjon (se nedenfor). Det er også viktig at styret og lokallaget bidrar til å skaffe andre inntekter gjennom å søke støtte fra lokale tilskuddsordninger eller andre støtteordninger. Erfaringsmessig er det ganske lett å få midler til konkrete prosjekter som åpne møter, kurs og konferanser.

Lokallagene kan søke grasrotandel fra Norsk Tipping.

Medlemskontingent og betaling

Medlemskontingenten fastsettes av landsmøtet. For kontingentsatsene, se palestinakomiteen.no/medlem

Palestinakomiteen sender ut kontingentkravet i januar hvert år som betales av medlemmene enten med giro eller avtalegiroavtale.

Dersom medlemmer ikke har betalt kontingenten etter to  ordinære betalingspåminnelser, er det lokallagene som følger opp manglende kontingent ved å ringe eller kontakte medlemmet på annen måte. Ved verving bør man aktivt oppfordre til avtalegiro da slik oppfølging for mange lokallag er tidkrevende.

Palestinakomiteen legger opp til at det skal være enkelt å bli medlem av organisasjonen. Les mer på palestinakomiteen.no/medlem

Kontingentrefusjon

Lokallagene får hvert år refundert et grunnbeløp på 3 500 kr pluss 17 % av lokallagets kontingentinntekter basert på antall lokallagsmedlemmer per 31. desember året før. Kontingentrefusjonen blir utbetalt når lokallaget har hatt årsmøte og sendt inn årsmelding og regnskap til Palestinakomiteens sekretariat: sekretariat@palestinakomiteen.no. Overføring av refusjon forutsetter at lokallaget er registrert i Brønnøysundregisteret og har opprettet egen bankkonto i navnet til lokallaget.

For de fleste lokallag utgjør kontingentrefusjonen hovedinntekten.

Et nystiftet lokallag vil ikke få kontingentrefusjon før året etter at det er stiftet, men kan søke arbeidsutvalget om opptil 5 000 kr i etableringsstøtte for det første året (se også 4.2 Oppstart av nytt lokallag).

Last ned som PDF