Del 5 Medlemmer og verving

Denne delen handler om medlemmer og rutiner for medlemsoppfølging. Her er det mange gode tips om verving og hvordan lokallag kan planlegge verving.

5.1 Etiske retningslinjer og personvern

Etiske retningslinjer

Palestinakomiteens etiske retningslinjer gjelder for de som til enhver tid opptrer på vegne av Palestinakomiteen (tillitsvalgte) og ansatte. De omfatter punkter: Adferd, Rusmidler, Seksuelle forhold, Habilitet, Oppfølging og rapportering, og Respons på brudd på retningslinjene. Styret plikter å sette seg inn i de etiske retningslinjene (se Del 8.5).

Personvern

I Norge stilles det strenge krav til organisasjoner for å sikre medlemmenes personvern. Palestinakomiteen har utarbeidet detaljerte retningslinjer (Personvernerklæring, Instruks for personvern i Palestinakomiteen, Rutiner for personvern i lokallag og utvalg i Palestinakomiteen, Taushetserklæring for tillitsvalgte og ansatte i Palestinakomiteen, se Del 8. 6). Det er avgjørende at lokallaget følger disse retningslinjene og har gode rutiner på plass. Styret må derfor sette seg inn i disse dokmentene.

Her er noen sentrale punkter:

Alle som håndterer medlemsopplysninger og har tilgang til Palestinakomiteens medlemssystem skal signere Palestinakomiteens taushetserklæring (lenke).
Taushetserklæringen signeres, skannes og sendes til Palestinakomiteen sentralt ved post@palestinakomiteen.no.
Lokallagets medlemsansvarlig får tilgang til å hente ut informasjon fra medlemssystemet Solidus for å kommunisere med lokallagets medlemmer.
Medlemsansvarlig er forpliktet til å slette informasjonen både fysisk og elektronisk når den pågående aktiviteten er slutt.
Ved utsending av e-post og nyhetsbrev til medlemmer i lokallaget skal e-postadressene legges inn i feltet blindkopi for å sikre at mottakernes e-postadresse ikke er synlig for de øvrige motrtakerne (alternativt kan egne program som sikrer tilsvarende brukes, f.eks. MailChimp).

5.2 Oppfølging og ivaretakelse av medlemmene

Vi verver nye medlemmer for at vi skal bli sterkere i vår solidariske kamp for palestinernes rettigheter. Da trenger vi både aktive frivillige og støttemedlemmer som gjennom kontingenten gir oss inntekter. Det er derfor viktig både hvordan vi tar imot de nye medlemmene og hvordan vi evner å ta vare på de medlemmene vi har fra før. Dette gjør vi gjennom god medlemsoppfølging, resultatorientert aktiviteter, politiske møter og skolering og meningsfylt sosialt samvær i en trygg og raus atmosfære.

Husk at det er lettere å beholde et medlem enn å skaffe nye. Av erfaring vet vi også at nye medlemmer har større sannsynlighet for ikke å fornye medlemskapet sitt etter ett til to år. Vi må derfor å sørge for at nye medlemmer følges opp så raskt som mulig etter de har meldt seg inn.

Det kan være lurt å ha 1-2 av lokallagets medlemmer som kan være fast(e) mottaksansvarlig(e) på alle arrangementer. Disse får ansvar for alltid å hilse på nye folk som dukker opp på møter/ arrangementer. Legg alltid inn en pause der mottaksansvarlige har et særegent ansvar for å snakke med nye og passe på at de som ikke allerede er medlem, melder seg inn/skriver seg opp på kontaktliste. Bli så godt kjent med dem som mulig. Det er også en god idé å ha ringerunder til medlemmene i laget, ikke bare sende ut e-post.

De fleste medlemmene setter pris på å få en telefon fra styret, men det er ingen fordel om den første telefonen handler om manglende kontingent. En slik telefon har en motsatt effekt og kan være demotiverende.

For å få oversikt over nye medlemmer har lokallaget tilgang til eget område i det sentrale medlemsregisteret Solidus som kan benyttes både ved utskrift av medlemslister, sende e-post og SMS til medlemmene.

For at Palestinakomiteen sentralt skal ha oppdatert medlemsoversikt, er organisasjonen avhengig av at det gis beskjed dersom det er feil eller mangler i medlemslistene. Lokallagets medlemsansvarlig kan selv korrigerer dette i Solidus eller lokallaget kan sende en e-post til Palestinakomiteens medlemsansvarlige: medlem@palestinakomiteen.no.

5.3 Innmelding

De fleste innmeldinger skjer via Palestinakomiteens nettside. Medlemsansvarlig i Palestinakomiteen gir fortløpende beskjed om innmelding til lokallagene.

Når medlemmer verves lokalt, skal lokallaget sende melding om nye medlemmer til medlem@palestinakomiteen.no med navn, adresse, fødselsår (for ungdommer før fylte 19 år), telefonnummer,e-post og riktig kontingentsats for påfølgende år.

Velkomstpakke

Alle innmeldte får tilsendt en velkomstpakke med velkomstbrev, siste nummer av medlemsbladet Fritt Palestina og informasjonsmateriell, samt giro om kontingenten ikke er forhåndsbetalt eller betales med avtalegiro. Dette gjøres av medlemsansvarlig i Palestinakomiteen.

5.4 Verving

Engasjement og aktivitet er det beste grunnlaget for verving. Engasjerte og entusiastiske medlemmer som kan snakke om et lokallag og en organisasjon som aksjonerer og debatterer, har et godt grunnlag for å verve nye.

Del innmeldingsinformasjon på alle møteplasser og arenaer lokallaget deltar, avslutt alltid debatt- eller temamøter med konkret informasjon om hvordan fremmøtte kan bli medlem.

Selv med gode aktiviteter og viktige verdier og mål, kan det være mange hindre for å melde seg inn. Vet folk om lokallaget og hva vi gjør? Hvor synlige er vi, og hvordan er vi synlige? Tar vi godt imot nye medlemmer, gir dem oppgaver og inkluderer dem i diskusjoner og aksjoner? Får medlemmene slippe til med ideer og meninger, eller er alt bestemt på forhånd av noen få erfarne? Verving av nye medlemmer er en viktig forutsetning for aktiviteten i lokallagene og alle lokallag og medlemmer har et omland de kan verve fra.

Vervearbeidet må være en fast arbeidsoppgave i alle lokallag. Palestinakomiteen har utviklet materiell og profileringsartikler til bruk for lokallagene.

Mål

Det er viktig å sette seg realistiske mål for vervearbeidet. Ikke gap over for mye. Målene må være så konkrete som mulig, og kan for eksempel se slik ut:
Lokallaget skal:

Verve XX antall medlemmer innenfor den/de bestemte målgruppene,
Gjennomføre et bestemt antall stands, møter og temakvelder,
Lage og distribuere et bestemt antall vervebrosjyrer,
Lage løpesedler og vervebrosjyrer spesielt rettet mot bestemte målgrupper.

Når skal det verves?

Når vi snakker med folk på stand, møter eller studieringer, bør vi alltid benytte muligheten til å spørre om de vil bli medlem i Palestinakomiteen eller be om kontaktinformasjon slik at lokallaget kan holde kontakten og sende mer informasjon. Oppfølging av sentrale vervekampanjer er også en god måte å få i gang vervearbeidet for å nå vedtatte fellesmål for hele organisasjonen.

Den aller viktigste grunnen til at folk ikke er medlem av Palestinakomiteen, er at de ikke blir spurt. Hvis venner eller familiemedlemmer ikke er medlem, kan det nettopp være hovedgrunnen. Husk at aktivitet skaper flere aktivister! Et synlig Palestina-lag med et klart og kunnskapsbasert budskap i lokalmedia, på møter, messer, festivaler og på stand vil gi flere gode grunner til å melde seg inn. Innenfor lokallagets geografiske område finnes det organisasjoner og partier som lokallaget bør kontakte. Samarbeid og kontakt med disse gir også mulighet for hjelp med Palestina-verving internt i disse organisasjonenene.

Palestinakomiteen arrangerer fra tid til annen landsomfattende vervekampanjer. Det er viktig at lokallaget følger opp disse, og styret må vurdere hvordan egne verveplaner og den sentrale kampanjen best kan koordineres.

Lokallagene bør arrangere en ringerunde hvert år med særlig søkelys på å oppfordre medlemmer som ikke har betalt kontingenten om å gjøre dette. Det gjør en forskjell å få en hyggelig telefon, ikke bare betalingspurringen i posten. Til de som ikke har mulighet for å engasjere seg aktivt, er det viktig å understreke at Palestinakomiteen trenger også passive støttemedlemmer. Husk at medlemmer som ikke har betalt kontingent de siste to årene, automatisk blir utmeldt etter å ha mottatt varsel med 14 dagers svarfrist.

Lag en verveplan for hvert år

Systematisk verving krever at lokallaget har en plan med klare målsettinger, tiltak og ansvarsfordeling. Denne planen bør bygge på en kartlegging av lokale forhold og muligheter og på eventuelle føringer fra sentralstyret/sentralstyrets arbeidsutvalg. Laget må også se på hvilke ressurser dere har til rådighet. Det er bortkastet tid å bruke en masse tid på å planlegge aktiviteter som ikke lar seg gjennomføre på grunn av mangel på menneskelige eller økonomiske ressurser.

Tips- og huskeliste i planleggingsfasen:

Skal lokallaget gå i gang med generelt vervearbeid eller rette aktiviteten mot spesielle målgrupper?
Hvem/hvilke grupper av mulige medlemmer skal laget henvende seg til?
Hva er disse gruppene opptatte av, og hvilke argument skal laget bruke?
Hvordan skal laget profilere seg?
Skal det være oppsøkende virksomhet?
Hvilke virkemiddel skal brukes? (f.eks. medlemsblad, brosjyrer, løpesedler, sosiale medier, personlig kontakt, stands)
Andre virkemidler er medlemsmøte og temakvelder, arrangement av sosial karakter, konkurranse om å verve flest
Brev og leserinnlegg i lokalaviser, profilering av Palestinakomiteen i media, samtidig som vervekampanjen starter
Fordeling av arbeidsoppgaver
Er de økonomiske ressursene til stede?
Planen for aktivitetene må tidsavgrenses
Lag klare målsettinger

Gjennomføring og evaluering

Når planen er vedtatt og det eventuelt er opprettet en vervegruppe, står gjennomføringen av aktivitetene for tur. Vær hele tiden oppmerksom på eventuelle endringer, det kan hende planen må justeres underveis. Hold jevnlige møter for å motivere og oppdatere hverandre.

Det viktig at styret tar seg tid til å finne ut om målene for vervearbeidet er nådd. Etter å ha foretatt en vurdering og analyse av arbeidet, kan lokallaget lære av eventuelle feil som er gjort, og justere dette til neste gang de setter i gang en vervekampanje.

I kampanjeperioden har lokallaget helt sikkert vært mer synlig og aktivt enn normalt. Del gjerne erfaringene og send inn planer og resultater til Palestinakomiteens sekretariat og de andre lokallagene. Det kan være mye i planen til lokallaget ditt som kan være gode tips til andre lag.

Last ned som PDF